認定調査票 特記事項の「転記代行」とは？
料金・精度・安全性の選び方【2026年】

居宅介護支援の現場では、ケアプラン作成のために取得した認定調査票の「特記事項」を、自所の介護ソフト（ワイズマン・ほのぼのNEXT・カイポケ等）へ手入力で打ち直す作業が日常的に発生します。この作業を外部の仕組みに任せるのが「特記事項の転記代行（OCRサービス）」です。この記事では、失敗しない選び方を、誇張せず実務目線で整理します。

「転記代行」とは——入力を"確認"に変える仕組み

転記代行とは、紙やPDFの特記事項を、介護ソフトへそのまま貼れるテキストに変換して返すサービスです。ポイントは、ケアマネの作業を「打ち込む（入力）」から「見て直す（確認）」へ移すこと。特記事項を"考えて書く"のはこれまで通りケアマネの仕事で、代行するのは"完成した記載の打ち直し"だけです。この線引きが、品質と法令の両面でとても重要です。

なぜ今、特記事項の転記代行が注目されるのか

厚生労働省の調査でも、居宅介護支援事業所がケアマネを採用しにくい要因として「事務負担の大きさ」が挙がっています（同省「ケアマネジメントに係る現状・課題」2024年）。対人援助が本業のはずが、書類と入力に時間を奪われている——この構造が背景にあります。

加えて、国が進めるケアプランデータ連携システムは、居宅サービス計画書やサービス提供票などの事業者間データ交換が中心で、行政が交付する認定調査票の特記事項そのものをテキスト化する工程は対象が異なります。つまり、デジタル化が進んでも「紙の特記事項を打ち直す」手作業は現場に残りやすいのです。

サービスを選ぶ5つの軸

機能の多さより、実作業がどれだけ楽になるかで選びます。次の5軸で比べてください。

料金の見方——従量か固定か、「1件」の定義

小規模事業所にとって、月額固定のサブスクは予算化のハードルになりがちです。初期費用・月額基本料が0円で、使った件数だけの従量課金なら、固定費リスクなく試せます。あわせて次を必ず確認してください。

• 「1件」は1名分か、1枚か、文字数上限はあるか
• 読み取り不能・再処理時の料金はどうなるか
• 契約期間の縛り・解約条件
• 請求方法（請求書払いに対応しているか）

安全性で最低限おさえること

利用者の病歴・心身の状況・家族構成などは、要配慮個人情報にあたり得ます。次の点が開示されているサービスを選びましょう。

• 非学習：入力データをAIの再学習・品質評価に使わない契約か
• 国内処理：保存だけでなく、処理・バックアップ・保守の所在まで国内か
• 即時削除：いつ・どこまで（原本画像/生成テキスト/一時ファイル/ログ）消えるかが定義されているか
• 匿名運用：氏名・被保険者番号などを隠したまま送れるか（ただし後述の注意あり）
• 最終確認：原本照合を必須とし、確定はケアマネが行う運用か

他の手段との比較

まとめ：機能でなく「実作業と適合性」で選ぶ

転記代行を選ぶときは、華やかな機能でなく、①全工程がどれだけ短くなるか ②意味を変えない精度か ③安全性と契約適合性が開示されているか ④運用を変えずに使えるか ⑤固定費リスクなく試せるか——この5点で判断してください。そして、必ず自分の事業所の実際の資料で無料お試しをして、導入前後の時間を測るのが確実です。