認定調査票を汎用OCR・無料AIで
テキスト化していい？個人情報・法令の落とし穴。

「手書きの特記事項を打ち直すのが大変。ChatGPTや無料のOCRでテキスト化できないか」——現場でよく聞く声です。気持ちはよく分かります。ですが、認定調査票には利用者の病歴や心身の状況が含まれ、扱いを誤ると個人情報保護法や守秘義務に抵触するリスクがあります。この記事では、何が危なくて、どうすれば安全に進められるかを整理します。

誤解①「氏名を消せば匿名情報になる」

最も多い誤解がこれです。厚生労働省の医療・介護向けガイダンスや個人情報保護委員会の指針では、単に氏名を伏字や記号に置き換えただけでは、法令上の「匿名加工情報」にはならないとされています。年齢・性別・居住地域・具体的な既往歴・特定のエピソードなどが組み合わさると、関係者が「どの利用者か」を容易に推測できる状態（復元可能性）が残るためです。

誤解②「無料AI・汎用OCRなら手軽で費用対効果が高い」

無料でも、実際には誤変換の修正・整形・再入力・安全性の確認に職員の時間がかかります。特に手書きや、FAXで文字が潰れた用紙は認識精度が落ち、結局人が直すことに。さらに、多くの無料AIは入力データがモデルの学習に使われる可能性があり、契約上それが禁止されているかを確認せずに使うのは危険です。

誤解③「大手の介護ソフトを使っていれば自動で取り込める」

カイポケやほのぼのNEXTなどの統合型ソフトは、ソフト内部で作ったデータの連携には強い一方、外部から届いた紙の特記事項やFAX画像を解析して各項目へ配置する機能は標準搭載されていないか、限定的です。紙と介護ソフトの隙間は、専用の転記ソリューションで埋める必要があります。

見落としがちな最重要論点：自治体受託業務の「再委託」

ここは特に注意が必要です。自治体から認定調査業務そのものを受託して作成した調査票を外部サービスへ送る場合、それは"再委託"にあたる可能性があります。自治体の委託仕様書では、業務の全部または一部の再委託に発注者（自治体）の事前の書面承諾を求めたり、承諾のない再委託を禁止している例があります。

一方、ケアプラン作成のために開示請求で取得した資料を、自所の内部記録として介護ソフトに入力する場面は、これとは整理が異なります。いずれにせよ、利用する認定調査票が「どの立場で保有しているものか」を確認し、受託業務の場合は契約・仕様書の再委託条項を必ず確認してください。

安全に進めるためのチェックリスト

• 入力データを学習・品質評価に使わない契約か（非学習）
• 処理・保存・バックアップ・保守の所在が国内か
• 削除の対象（原本画像／生成テキスト／一時ファイル／ログ）と時点が定義されているか
• OCRエンジン・クラウド・有人確認などの再委託先が開示されているか
• 氏名・被保険者番号などを隠したまま送れるか
• 読めない箇所を勝手に補完せず「要確認」で返すか
• 最終確認・確定はケアマネ自身が行う運用か（Human-in-the-loop）
• 法人審査に出せるデータフロー図・契約書・安全管理資料があるか
• （受託業務の場合）自治体契約・仕様書の再委託条項を確認したか

まとめ：手軽さより「確認できる安全性」を

特記事項のテキスト化は、現場の負担を大きく減らせます。ただし、無料AIへの安易な入力は、個人情報・守秘義務・自治体契約という三重のリスクを抱えます。選ぶべきは、非学習・国内・即時削除に加えて、再委託先や削除範囲まで開示し、最終確認をケアマネに残す設計のサービスです。そして最後は必ず、原本と照合してケアマネ自身が確定してください。