認定調査票の特記事項の転記が大変…
ケアマネの手入力を「5分」に減らす方法。

居宅介護支援事業所のケアマネジャーの業務は、アセスメント、ケアプランの作成、サービス担当者会議、モニタリング、給付管理と多岐にわたります。人材不足のなか、送迎やオンコール、電話・来客対応まで兼ねることも多く、「対人援助よりも書類に追われている」という声は後を絶ちません。

そのなかで、意外と語られないのに現場の時間を確実に奪っているのが——要介護認定の「認定調査票」に書かれた特記事項を、自社の介護ソフトへ手入力で転記する作業です。この記事では、この“名もなき手作業”をどう軽くできるかを、現実的な方法にしぼって解説します。

「特記事項の転記」に、なぜ1本1時間もかかるのか

社協様式や自治体から届く認定調査票の特記事項は、手書きやPDFで届きます。ケアマネはこれを見ながら、ワイズマン・ほのぼのNEXT・カイポケといった介護ソフトの特記欄へ、1文字ずつ打ち込んでいきます。実際にお話を伺うと、「特記の転記が、一番時間がかかる」という声が返ってきます。

データ連携システムを入れても、この手作業は残る

「厚労省のケアプランデータ連携システムを導入したのに、少しも楽にならない」——これもよく聞く悩みです。理由は明確で、あのシステムは指定のデジタルデータを事業所間で取り交わす「後工程」のツールだからです。

行政や社協から届く紙やPDFの認定調査票という「前工程のアナログデータ」は対象外。つまり、システムの手前にある「特記事項を読み取って打ち込む」手作業は、そっくりそのまま残ります。ここが、置き去りにされてきたポイントです。

解決策：スキャンしてメールで送るだけ、AIがテキスト化

やることは、いつもの業務フローを変えないことです。新しいソフトを覚える必要も、システムを乗り換える必要もありません。認定調査票を複合機やスキャナでPDFにして、メールで送る——それだけです。

これまで1本「約60分」かかっていた転記が、届いたテキストを確認・修正するだけの「約5分」に。納品データは汎用的なテキスト形式なので、ワイズマン・ほのぼの・カイポケなど、介護ソフトの種類を問わずコピー＆ペーストでそのまま使えます。

手入力とAI併用で、業務はこう変わる

ケアマネ4名で月16本を転記する事業所なら、従来は年間192時間。転記を外に出せば約16時間になり、年間およそ176時間（約22日分）を、本来のアセスメントや利用者訪問に回せる計算になります。

「AIに要配慮個人情報を渡して大丈夫？」への答え

介護現場で最も気になるのは、利用者の氏名・状態・病歴といった要配慮個人情報の取り扱いです。ここは、仕組みと運用の両面で対策できます。

• 匿名化のまま送れる——氏名・生年月日・被保険者番号は付箋やマスクで隠す、または「13番」などの番号に置き換えて送信。個人情報を渡さずに、特記本文だけをテキスト化できます。
• 非学習・国内処理——入力データをAIの再学習に使わない運用で、処理は国内で完結。
• 即時消去——お預かりしたPDF・生成テキストは、納品後に消去。外部に蓄積しません。
• 最終確認はケアマネ——AIの出力はあくまで「下書き」。確認・確定するのはケアマネジャー自身なので、判断と責任は現場に残ります。

手書きはどこまで読める？——正直なところ

誇張はしません。丁寧に書かれた手書きは対応できます。実際のテストでも「手足とも職員が爪を切る」といった手書きメモは、そのままテキスト化できました。特記事項に後から追記したい場合は、余白に番号を付けて手書きで書き足していただければ、あわせて整えられます。

一方で、速記のように崩れすぎて、人が見ても読めない字は、AIでも読み取れません。その箇所は「［※要確認］」と注記してお返しし、内容を勝手に創作することはありません。だからこそ、最後にケアマネの目で確認する運用が、品質と安全の両方を担保します。

まとめ：置き去りの手作業を、まず1本、外に出してみる

ケアプランのデータ連携や大がかりなDXの前に、毎回確実に時間を奪っている「特記事項の転記」という足元の手作業があります。ここは、いまある業務フローを変えずに、スキャンしてメールで送るだけで軽くできます。

大切なのは、AIに丸投げしないこと。AIが転記の“下ごしらえ”を肩代わりし、最終確認はケアマネ自身が行う——この役割分担さえ守れば、安心して残業を減らせます。まずは1本、無料でお試しいただき、精度と手軽さを確かめてみてください。