認定調査票を外部OCRへ送っていい？
「再委託」と個人情報・自治体契約の確認ポイント【2026年】

紙やPDFで届いた認定調査票の特記事項を、外部のOCR・AIサービスでテキスト化したい——このとき最初に整理しておきたいのが、「個人情報保護法の上で使えるか」と「自治体との委託契約の上で使えるか」は、まったく別の問題だという点です。片方だけを見て「大丈夫」と判断すると、あとで契約違反になりかねません。この記事では、一次情報をもとに、断定を避けながら確認の勘所を整理します。

2つの関門は別物——「個人情報保護」と「委託契約」

外部サービスへ調査票を送る話には、通過すべき関門が2つあります。

• 関門①：個人情報保護法——介護記録や認定調査票には、病歴・心身の状況などの要配慮個人情報が含まれ得ます。外部処理を委託するなら、委託先に安全管理措置を実施させ、適切に監督する必要があります（個人情報保護委員会 通則ガイドライン）。
• 関門②：自治体との委託契約——市町村から認定調査業務を受託して作成した調査票は、公的な委託契約下のデータです。外部OCRへ処理させる構成は、契約上の「再委託」に該当し得ます。

ここが実務で一番混同されるところです。個人情報保護の安全管理措置を満たしていても、自治体仕様書が再委託を禁止していれば使えない可能性がある——逆もまた然り。両方を別々に確認する必要があります。

自治体から受託した調査業務は「再委託」にあたり得る

「誰の資料か」より、「どういう立場でその資料を保有しているか」を先に確認してください。ケアプラン作成のために適法に取得した資料と、市町村から認定調査業務そのものを受託して作成・保有している調査票では、契約上の制約が変わり得ます。後者の一部処理を第三者に担わせる構成は、再委託に該当し得ます。

そして重要なのは、その扱いは自治体ごとに大きく違うことです。公表資料からいくつか例を挙げます（いずれも各自治体の公開資料に基づく事実の紹介で、他自治体へ一般化はできません）。

個人情報保護法の側で確認すること

契約がクリアでも、個人情報保護の観点は別に満たす必要があります。委託構成をとるなら、委託先に対して次を確認・監督します。

• 学習利用の有無（AIの再学習・品質評価に使わないか）
• 処理・保存の場所（国内か、国外アクセスがあるか）
• 保持期間と削除（原本画像・生成テキスト・一時ファイル・ログのどこまで、いつ消えるか）
• アクセス権・ログ・暗号化
• 再委託先の有無、事故時の連絡体制、契約終了時のデータ返却・消去

送る前に確認する順番（チェックゲート）

「暗号化しているから安全」「非学習だから安全」といった一点突破の判断を避けるため、次の順で確認すると抜けが出にくくなります。

この順にすると、②の「保有根拠」で自治体受託業務だと分かった時点で、③の契約確認が最優先になる、という判断の流れが自然にできます。

まとめ：契約と個人情報は「別々に」確認する

認定調査票を外部OCRへ送るかどうかは、①要配慮個人情報を含むか ②どの立場で保有している資料か ③委託契約上、再委託が禁止か承認制か ④ベンダーの安全管理は開示されているか ⑤最終確認は誰が行うか——この順で確認するのが安全です。自治体ごとに扱いが大きく違うため、契約書・仕様書・個人情報取扱特記事項の確認は省略できません。関連する汎用OCR・無料AIの落とし穴や、転記代行サービスの選び方もあわせてご覧ください。