ワイズマン・カイポケ等への
特記事項の転記を楽にする方法。

ワイズマン、ほのぼのNEXT、カイポケ、TriCare——どの介護ソフトを使っていても、認定調査票の特記事項を入力欄へ打ち込む作業は、地味に時間を奪います。この記事では、なぜ重いのか、そしてソフトを変えずに楽にする方法を解説します。

介護ソフトへの特記入力が「地味に重い」理由

「ソフト内連携」と「外部の紙の取り込み」は別物

統合型の介護ソフトは、ソフト内で作ったアセスメントからケアプランへデータを流し込むといった内部連携には優れています。しかし、外部から物理的に届いた紙やFAXの特記事項を解析して、各項目へ自動で配置する画像認識機能は標準搭載されていないか、限定的です。だから「ソフトを入れているのに、紙の転記だけは手作業のまま」という状況が生まれます。この"紙とソフトの隙間"は、外部の転記ソリューションで埋めるのが現実的です。

ソフトを変えずに「貼るだけ」にする

解決の鍵は、ソフトを乗り換えることではありません。紙の特記事項をテキスト化して、今のソフトの入力欄にコピー＆ペーストするだけにすればいいのです。

1. 認定調査票を複合機・スキャナでPDF化する（氏名・被保険者番号は付箋や番号で隠す）
2. 指定アドレスへメールで送る
3. AIがテキスト化して返信 → 内容を確認して、ソフトの特記欄に貼り付け

納品データは汎用的なテキスト形式なので、ワイズマンでもカイポケでも、ソフトの種類を問わずそのまま貼れます。API連携の設定も、専用ソフトのインストールも不要です。

導入で運用を壊さないためのポイント

• ソフト変更なし：今のワイズマン／ほのぼの／カイポケ等をそのまま使う
• 研修ほぼ不要：やることはスキャンとメール、貼り付けだけ
• 固定費なし：初期・月額0円の従量制なら、繁閑差があっても無駄がない
• 最終確認はケアマネ：貼る前に原本と照合し、確定は自分で行う

まとめ：ソフトの外側の"隙間"を埋める

介護ソフトへの特記入力の重さは、ソフトの性能の問題ではなく、紙とソフトの間に残った"手作業の隙間"の問題です。ここを、ソフトを変えずにテキスト化＋コピペで埋めれば、二重入力も画面の往復もなくなります。今の環境を壊さずに、いちばん重い入力だけを軽くしてみてください。