ケアマネの事務負担はなぜ増える？
書類・転記に時間を奪われる構造と対策。

「利用者と向き合う時間より、書類の時間のほうが長い」——居宅介護支援の現場でよく聞く声です。ケアマネジャーの事務負担は、単なる"忙しさ"ではなく、いくつかの構造が重なって生まれています。この記事では、公的・職能団体のデータをもとに、その構造と、現実的な対策を整理します。

事務負担は「採用難」の要因にもなっている

厚生労働省「ケアマネジメントに係る現状・課題」（2024年）では、居宅介護支援事業所がケアマネを採用しにくい要因として、「業務範囲の広さ」約57.9％、「事務負担の大きさ」約47.8％などが挙げられています（居宅介護支援事業所を対象とした調査）。事務作業の重さは、個人の残業だけでなく、事業所の人材確保にまで影響する経営課題になっています。

報酬改定後、「書類作成」の負担が増したという声

神奈川県介護支援専門員協会の調査（2026年）では、報酬改定後に負担が増した業務として、「各種書類作成」約84.0％、「利用者・家族との相談対応」約76.6％、「ケアプラン・書類の送付」約69.5％などが高い割合で示されています。これは全国の代表値ではなく同協会の回答事業所での結果ですが、「書類作成」と「対人支援」が同時に増える現場像をよく表しています。

本業以外に積み重なる「周辺業務」

ケアマネの負担は、ケアプラン作成そのものより、その周りに積み上がる細かな業務にあります。厚労省の整理（2024年）では、通院の付き添い・送迎や、保険外の申請代行、読み書きの代行などを実際には高い割合で対応している実態が示されています。報酬上評価されにくいこうした業務は「シャドーワーク」とも呼ばれ、気づかぬうちに時間を奪っていきます。

見えにくい時間泥棒——特記事項の「転記」

そして、意外と語られないのが認定調査票の特記事項を介護ソフトへ打ち直す「転記」です。社協様式やPDFで届いた特記事項を、ワイズマン・ほのぼの・カイポケなどの入力欄へ1文字ずつ。読みにくい手書きや、FAXで潰れた文字を目視しながらの入力は、神経を消耗する単純作業です。

しかも、国のケアプランデータ連携システムは計画書やサービス提供票などの事業者間データ交換が中心で、行政から届く紙の認定調査票の文字化は対象が異なるため、この手作業は現場に残りやすいのです。

対策：業務を「減らす」「分ける」「戻す」

事務負担への対策は、根性で速く打つことではありません。作業そのものを減らし、専門判断とは分け、時間を対人援助に戻す——この3つの発想が要です。

いずれも、今の介護ソフトやフローを大きく変えずに始められるのがポイントです。まずは負担が大きく定型化しやすい部分——記録の音声化や特記事項の転記——から試すのが、失敗の少ない進め方です。

まとめ：忙しさの正体を分解する

ケアマネの事務負担は、書類作成・周辺業務・転記といった複数の要因が重なって生まれています。「全部を一気に」ではなく、定型化しやすい作業から一つずつ仕組みに任せることで、対人援助という本来の仕事に時間を戻せます。その第一歩として、特記事項の転記を外部化してみるのは、効果を実感しやすい選択です。